4.2 ASESORIAS CONTABLES
BiñetaASESORIAS CONTABLES
servicios
Este es el manejo que debe de tener el ente económico para un administración adecuado de su contabilidad y poder estar soportado adecuadamente a nivel contable y tributario.

Favor de leer detenidamente este documento y pedir las aclaraciones pertinentes de lo que no quede claro para darle una asesoria sobre los puntos que así lo ameriten.
BiñetaCOMPROBANTES QUE MANEJARA LA EMPRESA
(01) COMPROBANTE DE INGRESOS

Ingresos: es lo que recibe en dinero la empresa por el desarrollo de las diferentes actividades.

Se elabora recibo de caja cuando el cliente cancela con DINERO o CHEQUE por venta de las diferentes actividades. Especificando si es en cheque o efectivo.

El recibo de caja debe ir diligenciado así:

1. Numero consecutivo y cronológico de recibo de caja.
2. CLIENTE: en este campo debe de ir Razón Social del cliente, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Onasis Arroyave Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRICOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.
3. DIRECCION: en este campo se debe de colocar la dirección del cliente.
4. CIUDAD: en este campo debe de ir la ciudad donde decide el cliente
5. TEL: en este campo debe de colocar el numero de teléfono del cliente
6. NIT: en este campo se debe de colocar el nit del cliente.
7. FECHA: en este campo debe de colocar la fecha del día en que se recibe el dinero.
8. LA SUMA DE: en este campo debe de colocar en letras el valor de dinero que se recibe.
9. POR CONCEPTO DE: en este campo debe de colocarse el concepto por el cual se esta recibiendo el dinero, especificando: Numero de documento que están cancelando o haciendo un abono, valor de la retención en la fuente y retención de IVA si el cliente la practica. Los ANTICIPOS deben tener también su respectivo ingreso (con los campos de los numerales 2-3-4-5-6-7-8 muy bien diligenciados).
10. FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar la firma de la persona que elabora el recibo de caja y el sello de la empresa que elabora el recibo de caja.
11. En caso de anular un recibo de caja debe de quedar archivado con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de recibos de caja.

(02) COMPROBANTE DE EGRESOS

Egresos: se elabora por los diferentes pagos en que incurre la empresa en el desarrollo de su actividad.

El egreso debe ir diligenciado así:

1. Numero consecutivo y cronológico del egreso.
2. Fecha de elaborado el pago.
3. Razón Social del proveedor del producto o servicio que estamos cancelando, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Onasis Arroyave Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRICOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.
4. El comprobante de egreso debe de estar soportado por la FACTURA del proveedor a quien se le compro el producto o servicio, si este es de régimen común, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura), en caso que sea régimen simplificado o personas naturales deben elaborar CUENTA DE COBRO con los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisito de cuenta de cobro).
5. FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar el nombre y cedula del proveedor de bienes o servicios que recibe el dinero o el cheque.
6. En caso de anular un egreso debe de quedar archivado con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de egresos.
7. NO admitir recibos de caja o remisiones como soporte de los pagos, por que estas no cumplen con los requisitos establecidos por la ley, para el reconocimiento del IVA, solo la factura o cuenta de cobro estan autorizadas por ley para este efecto.

(03) COMPROBANTE DE NOTAS BANCARIAS

Notas Bancarias: Es el valor que cobran las entidades bancarias por las diferentes transacciones de sus clientes. (Cuando se tiene cuenta bancaria) como:

1. Manejo de tarjeta debito o crédito.
2. Cobro de chequeras.
3. Comisiones por transferencias o remesas negociadas.
4. IVA por trasferencias y comisiones.
5. Cuatro por mil.
6. Sobregiros bancarios.
7. Sacar fotocopia del extracto bancario mensual para hacer la contabilización de estas notas bancarias.
8. Cada mes debe de hacer conciliación bancaria, para verificar el todas las transacciones bancarias que se hicieron en el respectivo mes, para esta labor se necesita copia del extracto bancario cada mes.

(04) COMPROBANTE DE COMPRAS:

Compras: Son las adquisiciones de las materias primas y productos que se utilizan para la elaboración de los diferentes productos y servicios que comercializa la empresa. (COSTOS).

1. En este comprobante se manejan las compras de materias primas y productos que se compran a crédito.
2. El comprobante de compras debe de estar soportado por FACTURA del proveedor a quien se le compro la materia prima o producto, si este es de régimen común, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura), en caso que sea régimen simplificado o personas naturales deben elaborar CUENTA DE COBRO con los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisito de cuenta de cobro).

(05) COMPROBANTE VENTAS:

Ventas: beneficios operativos y financieros que percibe la empresa en el desarrollo de su actividad comercial en un periodo determinado, valor de los ingresos obtenidos por la empresa en las actividades de elaboración, transformación de productos o bienes y servicios vendidos durante el ejerció.

El comprobante de ventas debe de estar soportado por las FACTURAS elaboradas por la empresa, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura).

1. Numero consecutivo y cronológico de la factura.
2. CLIENTE: en este campo debe de ir Razón Social del cliente, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Onasis Arroyave Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRICOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.
3. DIRECCION: en este campo se debe de colocar la dirección del cliente.
4. CIUDAD: en este campo debe de ir la ciudad donde decide el cliente
5. TEL: en este campo debe de colocar el numero de teléfono del cliente
6. NIT: en este campo se debe de colocar el nit del cliente.
7. COD. CLIENTE: en este campo debe de ir el código del cliente creado con anterioridad por la empresa.
8. FORMA DE PAGO: en este campo debe de colocar el plazo que se convino en la negociación con el cliente.
9. Fecha de Expedición: en este campo debe de colocar la fecha del día en que se elabora la factura.
10. Fecha de Vencimiento: en este campo debe de ir la fecha en que se vence la factura según la negociación echa con el cliente.
11. CODIGO: en este campo debe de ir el código del producto o servicio que se esta facturando.
12. DESCRIPCION: en este campo debe de especificar la descripción del producto o servicio que se esta facturando.
13. CANTIDAD: en este campo debe de ir la cantidad del producto o servicio facturado.
14. VALOR UNITARIO: en este campo debe de colocar el valor por unidad de lo que esta facturando.
15. VALOR TOTAL: en este campo debe de ir el valor de multiplicar la cantidad por el valor unitario de lo que se va a facturar.
16. SUBTOTAL: en este campo se coloca la sumatoria de lo facturado en la columna VALOR TOTAL.
17. IVA: en esta casilla se coloca el valor del porcentaje (%) que este obligado a facturar, con base al campo de SUBTOTAL.
18. D/TOS: en esta casilla se coloca el valor del descuento acordado con el cliente, (OJO el manejo de esta casilla debe de ser muy clara, hay descuentos que afectan el IVA y descuentos que no afectan IVA, comerciales y financieros).
19. TOTAL: en esta casilla debe colocar la suma de las casillas SUBTOTAL + IVA.
20. FIRMA Y SELLO: en este espacio siempre debe de llevar la firma de la persona que elabora la factura y el sello de la empresa que elabora la factura.
21. RECIBI CONFORME – FIRMA Y SELLO: en este espacio siempre debe de llevar la firma del cliente y el sello de la empresa, para que sirva de soporte de entregado.
22. En caso de anular una factura debe de quedar archivada con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de facturas.

(06) COMPROBANTE DE AJUSTES:

Ajustes: son las transacciones que se hacen para hacer correcciones de inconsistencias que se presentan en contabilidad, o transacciones que no están especificadas en ninguno de los comprobantes que se tienen en la contabilidad.

El comprobante de ajustes debe de estar soportado por una planilla, donde se especifique claramente que transacción se debe hacer, con firma DE AUTORIZACION DEL ADMINISTRADOR DEL ENTE ECONOMICO.

(07) COMPROBANTE DE CAUSACION:

Causación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realizan y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

1. En este comprobante se manejan los GASTOS que se compran a crédito y por ser hechos económicos deben de quedar contabilizados en el periodo que sucedieron.
2. El comprobante de causaciones debe de estar soportado por FACTURA a quien se le compro, sea producto o servicio, si este es de régimen común, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura), en caso que sea régimen simplificado o personas naturales deben elaborar CUENTA DE COBRO con los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisito de cuenta de cobro).

(08) COMPROBANTE DE NOMINA

Nomina: Es el valor por salarios que la empresa paga a sus empleados y hace parte de los costos fijos.

El comprobante de nomina debe de estar soportado por comprobante de pago, donde especifique los siguientes rublos:

1. Salarios de los empleados.
2. Horas extras.
3. Subsidio de transporte.
4. Aportes parafiscales (Sena, ICBF y Cajas de Compensación).
5. Deducciones (salud, pensión y préstamos).

(09) COMPROBANTE DE DEPRECIACION:

Depreciación: es el valor del desgaste del bien y debe basarse en la vida útil estimada del bien, es necesario considerar el deterioro por el usó y la acción de factores naturales, la vida útil podrá fijarse con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico.

La contabilización de estos rublos lo hace el Asesor Contable.
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